W jaki sposób powiedzieć kandydatowi o odrzuceniu w rekrutacji?

Poszukiwanie odpowiedniego kandydata na dane stanowisko stawia przed nami szereg wyzwań. Jednym z nich jest moment poinformowania aplikującego o odrzuceniu jego kandydatury. To zdecydowanie mało przyjemne zadanie, dlatego część rekruterów decyduje się na milczenie. To błąd, ponieważ brak informacji zwrotnej – nawet tej negatywnej, może zostać potraktowany jako brak szacunku i nadszarpnąć wizerunek całej firmy. Warto poświęcić więc chwilę na wystosowanie takiego komunikatu oraz sformułowanie jego uzasadnienia.

Dlaczego warto informować o odrzuceniu?

Informacja zwrotna o wyniku postępowania rekrutacyjnego to konieczność, niezależnie od tego, czy kandydat został zakwalifikowany do kolejnego etapu, czy nie. Dzięki temu osoby, które zgłosiły swoją aplikację na dane stanowisko nie będą tkwiły w zawieszeniu, zastanawiając się, czy mają szansę na zatrudnienie. Do odmownej decyzji powinniśmy dołączyć również powód odrzucenia kandydatury. Większość osób chce znać przyczynę – pozwala to na lepsze przygotowanie się do kolejnych rozmów kwalifikacyjnych i niepowtarzanie tych samych błędów w przyszłości. Obecnie większość rekruterów podaje powód tylko na życzenie kandydata, jednak powoli zachodzą na tym polu zmiany. Taka informacja może okazać się bowiem przydatna nie tylko dla odrzuconego kandydata, ale również dla nas. Jeśli dostrzeżemy, że częstym powodem odrzucenia jest niedopasowanie kandydatów do stawianych wymagań, to być może źle sformułowaliśmy ogłoszenie o pracę i powinniśmy pomyśleć o jego modyfikacji.

Jak odrzucić kandydata, pozostawiając dobre wrażenie?

Komunikowanie o negatywnej decyzji oraz jej przyczynie jest sprawą bardzo delikatną. Kandydat może odebrać brak zatrudnienia jako porażkę, dlatego informując o odrzuceniu musimy wykazać się dużym taktem. Informując o powodzie starajmy się jednak być konkretni i unikajmy ogólnych, niezrozumiałych stwierdzeń. Przykładowo, jeśli znajomość języka obcego u kandydata nie jest wystarczająca, powiedzmy mu o tym wprost, podając, jakiego poziomu oczekujemy. Dzięki temu wskażemy mu, w jakim obszarze powinien podnieść swoje kompetencje. Niezależnie od tego, czy rekrutujemy przez platformę pracowniczą, czy osobiście, w wiadomości zwrotnej powinniśmy zawrzeć również takie informacje, jak:

• nasze dane kontaktowe, aby odrzucony kandydat mógł zgłosić się z ewentualnymi pytaniami,
• podziękowanie za udział w rekrutacji,
• zaproszenie do udziału w kolejnych postępowaniach kwalifikacyjnych.

Niepowodzenie w procesie rekrutacji nie powinno bowiem zniechęcać potencjalnych pracowników do aplikowania na dane stanowisko w przyszłości.